突然の訃報。本来ならば直接会って、お別れしたいところですが事情により参列できない時もあります。また昨今のコロナウイルスの状況によっては、遠方に住む方の参列は難しいケースもあるでしょう。
そんな時に、意外と迷ってしまうのが参列できない旨を知らせる方法です。どちらが正しい？と尋ねられたら電話で直接伝えた方がよいと答える人が多いのではないでしょうか。
しかし、どちらが正しいという明確なルールはありません。また、施主側の状況によっては必ずしも電話での連絡がよいと言い切れない部分もあります。メールや手紙も気持ちを伝えるものとして、送り方によっては最適な方法になりえます。
連絡手段を迷ってる方や、冒頭を読んで電話しかないだろうと感じた方も、もう一度考えてみるいい機会になると思います。そして残された遺族の方へ、しっかりとお気持ちを伝えるために役立ててください。
ここでは、それぞれ電話とメールのメリットとデメリットを紹介していきます。あなたの状況に合わせて、最適な方法を選んでもらえればと思います。
Contents
電話とメールのメリット・デメリット。言い方と書き方に注意!
電話とメール、どちらもそれぞれに良い面と良くない面があります。どちらが悪いとははっきりと言い切れません。違いを知ることで、状況にあわせて対応することができるようになります。
それぞれにあるメリットとデメリットをまとめました。また、言い方や書き方に注意しなければいけない点も紹介していきます。
- 気持ちを最も丁寧に伝えることができる。
- 相手の反応をタイムリーに確認できる。
- 世代問わず一般的に普及している方法。
電話は相手の声が聞けるので、相手の感情がわかりやすいです。こちらも気持ちを込めて、お悔やみの言葉を伝えることができます。
また相手と直接話すので、メールのように返信がなく、相手が確認してるのかわからないといったことにもなりません。
一般的に最も普及している方法なので、非常識だと感じる方は少ないでしょう。
- 電話をかける時間帯に注意が必要
- 相手の時間を一方的に奪ってしまう。
- 相手にかける言葉に細心の注意が必要。
デメリットとしては、葬儀の準備で施主側は慌ただしく動くこととなります。打ち合わせ等ですぐに電話に出られないケースもあるでしょう。
上記のとおり電話は、かけた側が相手の時間を一方的にうばってしまうという性質をもっています。
またお悔やみの言葉の伝え方は言い方を間違えてしまうと、相手に不快な印象をあたえてしまうので注意が必要です。
- 相手に時間の負担を与えない。
- 手早く必要最低限な確認を取るには最適な方法。
- メールの文面に誤りがないか確認できる。
メールは送った相手のタイミングで確認、返信ができます。準備や打ち合わせなどで忙しい場合には、相手側にとって負担になりません。
また、お悔やみをお伝えする際は失礼がないようにと注意しますが、文面に誤りがないか確認の時間をとることができます。
- あくまで略式の方法である。
- 相手側が確認したか返信がない限りわからない。
- 話言葉と書き言葉に注意して、文面を作成する必要がある。
メールはビジネスシーンで正式に採用されている方法ではありますが、相手との関係性によって良し悪しは変化します。相手側が電話で連絡したことに対し、返事はメールでは非常識に感じる方もいます。
メールで案内を頂いた際は、メールの返信でも失礼には当たらないでしょう。
メール文面の書き方・3つ注意点。
例文を紹介する前に、大きく3つ注意点を説明します。
①忌み言葉を使用しない。
②死因に関することは聞かない。
③宗教的なＮＧワードに注意する。
細かく解説していきます。1つ目の忌み言葉を使用しないですが、慶事や弔事において避けた方が良い言葉を「忌み言葉」といいます。具体的には、重ね言葉、繰り返しが連想される言葉、直接的な表現などがあります。
重ね言葉とは、「重ね重ね」「益々」「度々」「いよいよ」「くれぐれも」などが例に挙げられます。
繰り返しが連想される言葉については、「続く」「引き続き」「追って」などです。
最後に直接的な表現とは、「死ぬ」「急死」「生きていた」などです。下記を参考に言い直しましょう。
- 死ぬ→ご逝去
- 急死→突然の事
- 生きていた→お元気な頃
2つ目は、死因に関することは聞かないです。遺族の方は、故人が亡くなってから葬儀までの間は慌ただしく準備に追われています。葬儀の場や手紙で死因を聞かれるたびに、遺族の悲しみが増してしまう恐れがあるためです。
マナーとしてだけではなく、心遣いとして大切なことと覚えておきましょう。また、多くの場合は遺族の代表の方から説明があることが多いです。
3つ目は、宗教的なＮＧワードに注意するです。知らないうちに使っている言葉の多くは、仏教用語であることが多いです。よく耳にする、「ご冥福をお祈りします。」や「ご香典」は仏教の言葉なので神道やキリスト教では使いません。
死生観が異なるため、相手に誤解を与えないように宗教の違いが把握できている場合は気を付けましょう。神道やキリスト教の教えの違いは、そもそも考え方が仏教と異なるので調べてみることで理解が深まるでしょう。
メール文面の例を各シーンに合わせて紹介。
さて、注意点を説明しましたがここでいくつかの例を紹介します。送る方との関係性で、内容が変わりますので参考にしてください。
件名：○○よりお悔やみ申し上げます。
本文：このたびは、○○様のご逝去の知らせを聞き、とても驚いています。
突然のことでご家族の方も大変驚かれたことと思います。
本来なら、すぐにでも駆けつけるところですが、やむを得ない事象によりお伺いできず誠に申し訳ありません。ご家族の方にはどうかお力落とされませんようご自愛ください。
略儀ながら書中にてお悔やみ申し上げます。
お悔やみの言葉、お詫びの言葉、遺族を気遣う言葉はしっかり使いましょう。また、時候の挨拶や文書の前書きは不要です。簡潔に済ませ、丁寧な言葉を使うようにします。
件名：【○○株式会社 ○○部 ○○より】お悔やみ申し上げます。
○○株式会社 ○○部 部長 ○○様
平素よりお世話になっております。
この度のご尊父様ご逝去の報に接し、謹んでお悔やみ申し上げます。
心身ともに大変かと存じますがくれぐれもご無理をなさいませんようご自愛ください。
都合により、葬儀にお伺いできず申し訳ありません。
メールにて甚だ失礼ながら、ご尊父様の安らかなご永眠お祈りいたします。
宛名は慎重にチェックしてから送るようにしましょう。また、宛名を記入する際は会社名は略さず、正式名称で記入しましょう。
件名：○○よりお悔やみ申し上げます。
本文：○○君のご尊父様のご逝去を知り、とても驚いています。やむを得ない事情で、すぐに駆けつけてあげられず申し訳ございません。
今は突然のことで、何も考えられないかもしれませんが、あまり気を落とさず何かあればいつでも連絡ください。
心からお父様のご冥福をお祈りします。
友人など親しい間柄の方へ送る際は、丁寧な言葉の中にも親しみのある文章が良いでしょう。気遣いを感じる言葉があると温かみのある文章になります。
例文を3つ紹介しましたが、あなたと故人、あなたと遺族の方との関係から組み合わせて文章を作成するとよいでしょう。間違った表現を使わないことも大事ですが、あなたの言葉で伝えること重要です。
例文をそのまま送るのではなく、しっかりと気持ちを込めて作成しましょう。
遠方で参列できない場合は、手紙とあわせて香典を送る。
冒頭でも述べましたが、なかなか遠方からの参列は難しいケースもあります。葬儀に参列できない旨の連絡は、電話かメールにて行い、落ち着いた頃に香典と手紙を送る方法がおすすめです。
香典を送ることはマナー違反になりませんので、お気持ちを伝えたい場合はむしろ送った方がよいです。
しかし注意しなければいけない点も何点かあります。1つ目は現金は一般の封筒や宅配便では送れません。現金書留封筒にいれ、郵便局から送りましょう。
送り先は、葬儀場ではなく遺族の代表の方の住所にしましょう。発送後、到着がすれ違いになってしまうと遺族の方に余計な手間を与えてしまいます。タイミングが遅くならないように葬儀後、数日で到着するように送りましょう。
同封する手紙の書き方に関しては、メールの例文を参考に注意点に留意し作成します。
- 香典を同封していることを記す。
- 便箋は一枚のみ使用する。
- 故人の家族の方と面識がない場合は、どのような関係か記す。
- ペンや万年筆、薄墨を使用する。
上記の点に注意して送るようにしましょう。
ＬＩＮＥやＳＮＳをつかって連絡してもいいの?
ここでもう一つ紹介したいので、ＬＩＮＥやＳＮＳを使っての連絡についてです。この数年でスマートフォンの普及が進み、それに伴いＬＩＮＥやＳＮＳの利用者が増えています。
ＬＩＮＥアプリのユーザー数は約8400万人、Twitterは約4500万人、インスタグラムは約3300万人といわれています。
今の私たちの生活に深く浸透していると言えます。しかし、こちらからあまり親しくない間柄や親族、職場関係の方に送ることは控えたほうが良いです。
ですが、相手から送られてきたものにＬＩＮＥで返すのは問題ないでしょう。先ほど説明したメールを送る際の、注意点を踏まえ返信するようにしましょう。
またＬＩＮＥは、職場でもメールに変わる連絡手段として取り入れているところは多いのではないでしょうか。便利なツールなので、こちらがこれからの主流になっていく可能性も十分あります。
常識は時代によって変化するので、いまはあくまで親しい間柄の方に限っては問題ないとの認識に留めておくようにしましょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。ここまで説明したことをまとめていきます。
- 参列できない旨の連絡は、状況にあわせて電話かメールで行う。
- 連絡の際は、言い方と書き方に最大限注意する。
- 遠方で参列できない際は、手紙を添えて香典を送ることもできる。
- ＬＩＮＥやＳＮＳの連絡は親しい間柄のみに留める。
葬儀のには明確なルールがなく、慣習や宗教が深く関わってきます。こちらが気にしていないことでも、知らないうちに遺族の方を傷つけてしまうこともあります。
残させた遺族の方は、深い悲しみの中でも葬儀の準備に追われています。相手を思いやり、気遣いする気持ちが最も大切にななります。こちらの都合で、一方的な連絡にならないように注意しましょう。
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