「葬儀で会社を休むときの行動の仕方」や「会社を休めない時の連絡」について、まとめてみたから、これを見て、会社に相談してみたらいいと思うよ。
この記事は、これらの悩みを解決する記事です。
こんな方におすすめ
- 急な葬儀で仕事を休まなければいけないけど、どうしたらいいかわからない
- 会社を休む時に、やっておくべき事って何？
- 会社をどうしても休めない事情があって、葬儀に参列できない時は、どうすればいい？
- 忌引き休暇の制度について知りたい
・葬儀で仕事を休む時の報告や引き継ぎの仕方とマナー
・会社をどうしても休めず、葬儀を欠席する場合のマナー
・職場の忌引き休暇に関して、事前に確認するべき事
この記事読み終えると、急な葬儀でも慌てずに会社に連絡をとることができますよ。
葬儀で仕事を休むときはどうすればいいの？
葬儀は急に知らせが来るので、いざその時が来ると、どう行動していいのか迷ってしまいますよね。
まずは、「仕事を休んで、葬儀に参列する場合」について、このあとから解説していきます。
休暇に入る前日までの、一般的な流れは以下のようになります。
・直属の上司に事情を報告し、休暇をいただく了承を得る
・総務や人事などの部署へ休暇申請を提出する。
・休む間のスケジュール調整や、業務を代わりに進めてもらう同僚に業務内容の引き継ぎをする。
また、今回はあわせて、
詳しく見ていきましょう。
直属の上司に事情を報告し、休暇をいただく了承を得る。
忌引き休暇を申請するときは、まずは、なるべく早く、直属の上司に口頭で伝えましょう。
とくに自分が喪主である場合は、会社から弔電や香典をいただく場合もあるので、必ず口頭で連絡を行うべきです。
葬儀の日程などの知らせが届いたタイミングが、自宅など会社ではない場所である場合は、電話で伝えましょう。
深夜や早朝に電話をするのはもちろんNGです。
その後、自分が普段会社で使っているメールがある場合は、休暇取得に関する報告と題して、葬儀の内容を入れたメールを送信しておくと良いでしょう。
以下メールのテンプレート(亡くなったのが自分の祖父の場合)を参考にしてみてください。
〇〇部長(課長)
お疲れ様です。
この度、祖父:儀不斗⬜︎⬜︎が死去し、葬儀に参列するため、以下の通り忌引き休暇を取得させていただきたく、承認の程宜しくお願い致します。
休暇取得日:◯月◯日〜◯月◯日(◯日間)
通夜:◯月◯日 ◯時〜
告別式:◯月◯日 ◯時〜
会場:◯◯セレモニーホール
喪主:儀不斗⬜︎⬜︎
休暇中の業務については、⬜︎⬜︎さんに引き継ぎをさせていただきましたので、宜しくお願いします。
休暇中の連絡先は、以下までお願い致します。
000-0000-0000
以上、ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんが、何卒宜しくお願い致します。
(名前)儀不斗 渡創
(電話番号)000-0000-0000
(メールアドレス)●●●●@●●●●
夜間など、やむを得ずメールを先に送信する場合もあるかもしれませんが、メールのみの連絡はNGです。
日中の都合の良い時間に必ず電話を入れ、上司から了承を得ましょう。
忌引き休暇を申請するときは
・なるべく早く
・直属の上司に
・口頭（電話）で伝える
・プラスでメールで概要を送信しておくとGOOD
総務や人事などの部署へ休暇申請を提出する。
会社のルールに沿って、総務や人事などの部署へ、休暇申請を提出しましょう。
会社によって、申請用紙を提出したり、パソコンのネットワーク上で申請を出したり、会葬礼状を添付したり、等さまざまですので、勤めている会社はどうなのか、確認しましょう。
休む間のスケジュール調整や、業務を代わりに進めてもらう同僚に業務内容の引き継ぎをする。
すでに入っている約束や、納期のあるものをどうするのか、といったことについては、休暇に入る前に上司とともに対応を決めておきましょう。
例えば、自分が仕事を休むことによって、業務が滞ってしまう場合には、代わりに業務を遂行しフォローしてくれる人に引き継ぎをする必要があります。
休暇に入る前日までに、業務の代役をお願いする同僚に、事情を説明した上で引き継ぎを行いましょう。
伝達事項をまとめる際は、メールや文書で文字として残しておくようにしましょう。
フォローしてくれる同僚は、本来の業務にプラスで対応しています。どうしてもタスクが多くなり、失念することも出てきてしまうので、文字として残しておくことで、伝達事項を振り返ったり、行い忘れがないかをチェックすることも可能になります。
また、自分の連絡先を上司や業務をお願いする同僚などには伝えておくようにします。
もし、休暇に入るまでに時間がなく、お願いする人が決まらなかった場合や、誰にどの業務を引き継ぐ事が適切か分からない場合は、上司に相談しましょう。
お願いする立場ですから、礼儀をわきまえて、丁寧な説明を行い、相手への感謝の気持ちも表して引き継ぎをするのがベストですよ。
休暇に入る前日までに
・スケジュール調整
・業務の代役をお願いする同僚に引き継ぎ
・休暇中の自分の連絡先を知らせておく
忌引き休暇後の対応
忌引き休暇から復帰するときは、きちんと挨拶を行いましょう。
その際に言うことは、「葬儀が滞りなく済んだ報告」「急な不在に対応してもらったお礼」です。
葬儀を無事終わらせ、祖父を見送ることができました。
本日から仕事に戻りたいと思いますので、宜しくお願い致します。」
特に、直属の上司や業務を代わりに行ってもらった同僚には、顔を合わせて口頭で丁寧にお礼を伝え、場合に応じて、菓子折りや香典返しを渡しましょう。
菓子折りは日持ちがして1袋ずつ個包装になっているものがおすすめです。
冷やさなければならない要冷蔵の品や、切り分けるケーキなどは避けましょう。もし、香典をもらっておらず、菓子折りなどを渡すとお礼が過剰すぎて場違いに思われる場合であれば、菓子折や香典返しは控えても問題ありません。
会社の慣習によって適切に行動してください。
朝礼などで部署内の同僚たちに挨拶できる時間があれば、休暇を頂いたお礼、フォローしていただいたお礼を述べましょう。
会社をどうしても休めないため、葬儀を欠席する場合のマナー
どうしても外せない仕事の予定がある場合は、欠席するという選択肢もあります。
しかし、葬儀は故人の方への最後の挨拶の機会でもあるので、できるだけ参列する事ができないか、再度考えてみましょう。
・遅刻して参列する。
葬儀は、30分程度までの遅刻は問題ありません。
・通夜のみ参列し、告別式は欠席するor通夜は欠席し、告別式のみ参列する
通夜・告別式のどちらかのみの参列でも問題ありません。
それでも参列できない場合には、喪主へ欠席をする旨の連絡をし、弔電や香典、供花・供物を送りましょう。
参列できない場合の行動について、詳しく解説します。
欠席の連絡をする
やむを得ず欠席する場合は、出来るだけ早く、喪主様へ伝えましょう。
伝達手段は電話が良いですが、メールで葬儀の知らせを受け取っている場合は、メールを返信する形でも構いません。
連絡する際、欠席する理由は具体的でなくても構いません。
やむを得ない事情があり、欠席させていただきます。
こちらの記事でも解説していますので、ご参考にしてみてください。
弔電や香典、供花・供物をおくる
仕事を休むことができない、時間に間に合わず欠席するしかない場合は、弔電や香典、供花・供物を送るのがおすすめです。
弔電は弔意を示すために送る電報で、故人の方へのお悔やみの言葉をお伝えすることができます。
一般的には、弔電は葬儀の最中にいくつか読み上げ紹介されますが、一部の地域ではお通夜に紹介するところもあります。
そのため、弔電を送る場合はお通夜が始まる前に、告別式が執り行われる会場の住所へ、喪主様宛に送ります。
香典を送る場合は、香典袋に現金を包み、現金書留で喪主様宛に送ります。葬儀に参列するお知り合いの方を通じて、喪主様へ渡す方法もあります。
供花・供物を送る場合は、担当する葬儀会社へ問い合わせましょう。
以下の記事も参考にしてみてください。
職場の忌引き休暇に関して、事前に確認するべき事
忌引き休暇について、注意しておく点を4つ挙げておきます。
①【要確認】会社によって、忌引き休暇制度の中身は違う！
②【注意】忌引き休暇を取得する場合の土日の扱いについて
③【注意】亡くなった日から葬儀を行うまで数日間が空く場合もある
④【特に注意】遠方で催される葬儀に参加する場合の「移動日」について
以下より解説いたします。
【要確認】会社によって、忌引き休暇制度の中身は違う！
ご存じの通り、「忌引き休暇」は親族が亡くなった時に取得できる休暇です。
この休暇は、有給休暇や産前産後休暇のような、労働基準法で定められた休暇ではありません。つまり、それぞれの会社によって内容が異なり、忌引き休暇の制度自体がない会社もあります。
例えば、取得できる日数が何親等まで・何日なのか、有給であるか無給であるかといったことが、それぞれの会社の独自ルールで定められているのです。
ほとんどの会社には忌引き休暇の制度はありますが、勤めている会社の忌引き休暇はどうなのか、今一度確認しておきましょう。
【注意】忌引き休暇を取得する場合の土日の扱いについて
忌引き休暇を取得する際、間に土日や祝日を挟んだ場合、休日も休暇としてカウントすることが多いようです。
例えば、忌引き休暇の取得日数が3日間で、金曜日が起算日だった場合、金曜日から日曜日が忌引き休暇として当てられ、月曜日から出勤ということになります。
どのように休暇を取得するのがよいか、よく考えましょうね。
【注意】亡くなった日から葬儀を行うまで数日間が空く場合もある
葬儀の日数は葬儀の種類によって変わります。
また、地域や季節によっても斎場・葬儀場、火葬場の予約状況が左右されます。そのため、亡くなってからすぐに通夜が行われず、時間をおいてから通夜や葬儀が行われるケースもあります。
そのため、忌引き休暇の日数の間に葬儀を行うことができない場合もあるため、注意が必要です。
亡くなった日や翌日ではなく、「通夜が行われる日」を起算日としてカウントを行う企業も多くあります。
勤めている会社は、起算日がいつからなのか、確認をしておくようにしましょう。
【特に注意】遠方で催される葬儀に参加する場合の「移動日」について
遠方の場合は移動に時間がかかることを考慮して、通夜の前日に移動日を設けることが必要です。
また、葬式後に遠方から帰宅して翌日出社というのも、体力的に厳しい場合もありますし、交通機関の乱れも考慮して、余裕をもったスケジュールとすることも考えられます。
そこで問題となるのが、「移動日分は、忌引き休暇を取得できるのかどうか」ということです。
忌引き休暇のカウント起算日は、それぞれの会社の判断に委ねられています。
対象者が「亡くなった日」、「亡くなった翌日」、「通夜が行われる日」など、会社によって起算日が異なります。
葬儀の前日までに現地に到着し、準備が可能であるのか、休み明けに会社に出勤する日はいつが良いのか、考えておくようにしましょう。
また、忌引き休暇の日数では足りない場合には、有給休暇を当てたり、欠席となってしまったりと、会社によって対応は異なりますので、確認をしましょう。
まとめ
いかがでしたか。
今回のおさらいをしてみましょう。
・直属の上司に事情を報告し、休暇をいただく了承を得る。
→電話で伝える。メールで内容を文章にして送る。
・総務や人事などの部署へ休暇申請を提出する。
→申請方法を確認しておく。
・休む間のスケジュール調整や、業務を代わりに進めてもらう同僚に業務内容の引き継ぎをする。
→口頭＋文書で業務内容の引き継ぎをする。
・伝えること
「葬儀が滞りなく済んだ報告」
「急な不在に対応してもらったお礼」
・場合に応じて、菓子折や香典返しを渡す。
・欠席の連絡をする
→できるだけ早く
・弔電や香典、供花・供物をおくる
・取得できる日数は何親等まで＆何日なのか
・有給であるか無給であるか
・日数のカウント起算日
・遠方で催される葬儀に参加する場合の「移動日」のあつかい
会社の忌引き休暇の制度について、確認しようと思います。
今から上司と取引先に、忌引き休暇取得とバッティングしていた商談を別日にできるかについて相談してきます！
あなたも明日会社に出勤したら、会社の忌引き休暇がどのように規定されているのか、チェックしてみてくださいね。
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急に葬儀に参列することになって、仕事を休まなければならないのだけれど、大事な商談の日とバッティングしちゃってて、仕事休めないかもしれないです。
私、どうしたらいいんでしょう？